Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Responsable del tratamiento
- Responsable: Consorcio Tránsito Palmira (CTP)
- NIT: (por definir)
- Dirección: (por definir), Palmira
- Correo para peticiones, consultas y reclamos: (por definir)
- Teléfono: (por definir)
- Sitio web: https://movitagenda.ferandsolutions.com
2. Marco legal
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1712 de 2014 de transparencia y acceso a la información pública, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
3. Definiciones
- Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, datos de salud o de discapacidad).
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
4. Principios
Aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
5. Datos que tratamos
- Identificación: tipo y número de documento, nombres y apellidos.
- Contacto: correo electrónico y número de celular.
- Del trámite: trámite, sede, fecha y hora de la cita, placa del vehículo cuando el trámite la exige, y valor a pagar cuando aplica.
- De un tercero: nombre, documento y contacto de la persona a cuyo nombre se agenda, cuando la cita es para otra persona.
- De la atención: turno asignado, llegada a la sede, ventanilla, horas de llamado y de atención, y el historial de estados de la cita.
- Atención preferencial: cuando un funcionario la asigna en sede (por ejemplo, adulto mayor, persona con discapacidad o gestante) se registra solo el tipo de prioridad, que puede ser un dato sensible.
6. Finalidades
- Agendar, confirmar, reprogramar y cancelar citas, y asignar y llamar turnos en las sedes.
- Enviar recordatorios y avisos sobre la cita (correo o mensajería, incluido WhatsApp a través de nuestro proveedor de comunicaciones).
- Verificar requisitos del trámite antes de la cita (validación previa o backoffice) e informar el valor a pagar cuando aplica.
- Verificar la identidad del titular al consultar o cancelar sus citas y al confirmar su llegada a la sede.
- Aplicar las reglas de la entidad, como el número máximo de citas pendientes por persona o por placa.
- Elaborar estadísticas e indicadores de atención, sin identificar a las personas en los informes públicos.
- Atender peticiones, quejas, reclamos y requerimientos de autoridades competentes.
7. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes
No es obligatorio responder preguntas sobre datos sensibles (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012). Solo se registra la condición de atención preferencial cuando el titular la solicita, para darle prioridad en la fila. Los datos de menores de edad se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.
8. Autorización
Al agendar una cita en línea, el titular marca la casilla de autorización: sin ella la cita no se registra. En las sedes, la autorización se obtiene de forma verbal o escrita y queda constancia en el sistema. Quien agenda a nombre de otra persona declara contar con su autorización para entregar sus datos. Conservamos prueba de la autorización (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).
9. Derechos del titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se da a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
10. Cómo ejercer tus derechos
Escribe a (por definir) o acércate a Oficina de Atención al Ciudadano ((por definir)), indicando tu nombre, documento, la petición y un medio de respuesta.
- Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará otros cinco (5) días hábiles (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más con aviso previo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo en los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido (artículo 15).
- Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, debes agotar este trámite ante el responsable.
También puedes consultar tus citas en línea en Mis citas y cancelarlas en Cancelar una cita.
11. Área responsable
Oficina de Atención al Ciudadano atiende las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales.
12. Encargados, transmisión y transferencia
Para prestar el servicio nos apoyamos en encargados que tratan los datos solo por nuestra cuenta y bajo contrato: el proveedor de la plataforma tecnológica y del alojamiento, y el proveedor de mensajería (WhatsApp y correo) para enviar los avisos de tus citas. Cuando la transmisión implique servidores fuera de Colombia, se hará con las garantías del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. No vendemos ni cedemos datos personales a terceros para fines comerciales.
13. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas: conexión cifrada (HTTPS), acceso por perfiles y permisos, registro de cambios (historial de cada cita), llaves de integración cifradas y con permisos limitados, y copias de respaldo. El acceso está restringido al personal que lo necesita para su labor.
14. Conservación
Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante los plazos que exijan las normas de archivo y gestión documental aplicables a la entidad. Cumplidos, se suprimen o se anonimizan para fines estadísticos.
15. Vigencia y cambios
Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Los cambios importantes se comunicarán en este sitio antes de aplicarse. Las bases de datos permanecen vigentes mientras se cumplan las finalidades. Consulta también nuestra política de privacidad.